Новые правила маркировки для кофеен: Что изменится с 1 сентября 2024 года?

С 1 сентября вводятся новые правила списания маркированных товаров в кофейнях, которые можно начать применять заранее, до того как они станут обязательными в 2025 году.

В кофейне добавление молока в чашку кофе или продажа бутылки воды — привычные задачи. Однако с точки зрения системы маркировки, это разные способы списания товаров, для которых существуют отдельные сроки и процедуры. С 1 сентября начнут действовать новые правила работы с маркированными товарами в кофейне.

Когда система маркировки станет обязательной для кофеен?

Можно начать соблюдать требования системы маркировки заранее, до того как это станет обязательным. Например, уже с 1 сентября 2024 года можно принимать электронные документы и списывать молочную продукцию, сканируя каждый код маркировки. Обязательным это станет с 1 июня 2025 года.

Что нужно настроить и подготовить для работы с маркированными товарами в кофейне?

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это электронная подпись, оформленная на руководителя предприятия. Она необходима для принятия маркированных товаров и работы в системе «Честный ЗНАК». Получить УКЭП можно в удостоверяющем центре Федеральной налоговой службы (ФНС).

Регистрация в «Честном ЗНАКе». Если вы используете маркированные товары для приготовления блюд и напитков или продаете их, вам нужно иметь личный кабинет в системе «Честный ЗНАК». Обязательно зарегистрируйтесь.

Касса с поддержкой маркированной продукции. Вам нужна касса с программным обеспечением для учета товаров, которая поддерживает продажу маркированной продукции, если вы реализуете такие товары.

Электронный документооборот (ЭДО). Это сервис для обмена электронными документами с поставщиками маркированных товаров. Он упрощает обмен универсальными передаточными документами (УПД) и автоматически передает данные о статусе маркированного товара в «Честный ЗНАК».

2D-сканер штрихкодов. Для считывания кодов маркировки (КМ) нужен ручной сканер двумерных штрихкодов. Если у вас нет такого сканера, коды можно вводить вручную.

Договор с оператором фискальных данных (ОФД). Этот договор необходим для передачи сведений о продаже товаров в «Честный ЗНАК». Если вы уже что-то продаете, у вас, вероятно, есть договор с ОФД. Убедитесь, что в договоре предусмотрена передача данных о продаже маркированных товаров в «Честный ЗНАК».

Как работать с маркированными товарами в кофейне

Как принимать маркированные товары в кофейне

В 2024 году кофейни обязаны принимать молочную продукцию и воду через ЭДО с передачей данных в «Честный ЗНАК». Соки и безалкогольные напитки пока можно принимать от поставщика по привычной схеме: через ЭДО или по бумажным накладным без передачи сведений в «Честный ЗНАК».

Шаг 1: Пригласите своего поставщика к обмену электронными документами. В модуле «Маркировка» это можно сделать напрямую из сервиса, отправив приглашение один раз. После этого вы сможете свободно обмениваться любыми документами с электронной подписью, а информация о движении маркированного товара и смене собственника будет автоматически передаваться в «Честный ЗНАК».

Шаг 2: Определите, какой способ учета подходит для принимаемых товаров: объемно-сортовой (ОСУ) или поэкземплярный. В 2024 году для молочной продукции и воды действует ОСУ, что позволяет поставщику не указывать в УПД код маркировки:

• для воды — до 1 марта 2025 года;
• для молочной продукции длительного хранения (от 40 дней и более) — до 1 июня 2025 года;
• для скоропортящейся молочной продукции (срок хранения до 40 дней) — бессрочно.

Вместо кода маркировки поставщик указывает GTIN товара и его количество. Например, молоко «Атолушка» 5%, 1 литр, код 00000123456789 — 20 штук.

Шаг 3: Примите товар и откройте в ЭДО присланный поставщиком УПД. Сверьте информацию в документе с фактическим товаром, сканируя коды маркировки или GTIN на продукции. В случае расхождений они сразу отобразятся на экране.

Шаг 4: Если всё верно, нажмите «Принять УПД» и дождитесь подтверждения смены собственника в «Честном ЗНАКе», что обычно занимает несколько минут. Если обнаружены расхождения, нажмите «Отклонить УПД».

Как списывать и продавать маркированные товары

После принятия УПД кофейня может хранить маркированную продукцию на складе и списывать её по мере необходимости. В системе маркировки предусмотрено 15 причин для списания, включая:

1. Розничная продажа.
2. Использование для собственных нужд предприятия (включая отправку в производство).
3. Повреждение или брак товара.
4. Утрата товара.
5. Конфискация товара.
6. Истечение срока годности.
7. Использование в качестве демонстрационных образцов.

О любом списании маркированного товара кофейня обязана информировать систему «Честный ЗНАК». При розничной продаже это делает касса: сотрудник сканирует код маркировки, и после закрытия чека касса автоматически передаёт данные в ОФД, который затем отправляет их в «Честный ЗНАК».

Во всех остальных случаях сотрудники кофейни самостоятельно сообщают о списании через личный кабинет «Честного ЗНАКа». Это также касается списания маркированного товара для приготовления напитков или блюд.

Как списать товар для приготовления напитков и блюд

1. Авторизуйтесь в личном кабинете «Честного ЗНАКа» с помощью УКЭП.
2. Перейдите в раздел «Документы», нажмите «Создать» и выберите документ «Вывод из оборота».
3. Выберите способ учета — «Объемно-сортовой учет» или «Поэкземплярный учет». Подробнее о сроках введения поэкземплярного учета и других этапах системы маркировки для кофеен можно узнать в инфографике далее.
4. Укажите причину вывода из оборота — «Для собственных нужд предприятия».
5. Заполните или проверьте автоматически внесённые данные: товарную группу, дату вывода из оборота, адрес вывода из оборота.
6. Укажите коды маркировки (КМ) товаров для списания или GTIN и количество товара, если он учитывается по объемно-сортовому методу.
7. Подпишите документ с помощью УКЭП и отправьте его.

Готово! Документ отобразится в разделе «Документы» с наименованием «Вывод из оборота» и статусом «Обработан» или «Обработан с ошибками». Если возникнут ошибки, система укажет их причины, и вы сможете внести исправления и повторить процедуру списания.

Как списывать молоко и сливки, если они подаются гостю отдельно к чашке кофе?

Такое молоко или сливки нужно вывести из оборота в личном кабинете «Честного ЗНАКа» в течение трёх дней с момента вскрытия упаковки. Если молоко указано в вашем меню как отдельная позиция, в чеке будут две обычные позиции: кофе и молоко. Если же молоко учтено в вашей системе как модификатор или вариация напитка, в чеке будет одна позиция, например, «Кофе “Американо” с молоком».

Как списывать порционные сливки в заводской упаковке, если они подаются вместе с чашкой кофе?

Такие сливки необходимо списывать через кассу. В чеке будут указаны две позиции: кофе как услуга и сливки как маркированный товар.

Как списывать бутылку воды, если она подается гостю вскрытой?

Вскрытие заводской упаковки всегда оформляется через списание. Даже если “производство” заключается только в открытии бутылки. Перед продажей или в течение трёх дней с момента вскрытия бутылки, товар нужно списать в «Честном ЗНАКе». На кассе такая вода продается так же, как любой другой напиток, приготовленный в баре.

Как узнать, поддерживает ли моя касса разрешительный режим?

1. Обновите кассовое программное обеспечение до последней версии. Подробнее.
2. Подключите модуль «Маркировка». Токен «Честного ЗНАКа» для проверки кодов маркировки на кассе автоматически подтянется при выборе сертификата УКЭП.
3. Активируйте режим проверок.

Если все эти шаги выполнены, то касса готова к работе с маркированными товарами в рамках разрешительного режима.

Основано на материалах сайта sigma.ru